Mengenal Apa Itu Purchase Order dan Bedanya dengan Invoice

Purchase Order atau PO merupakan sebuah dokumen penting yang digunakan oleh departemen pembelian untuk melakukan pemesanan dengan vendor atau supplier.

Bisa dikatakan ini adalah kontrak yang diminta pembeli untuk membeli barang dari penjual.

Purchase order ini menjadi bukti untuk menagih apa saja yang tidak sesuai atau kurang  dalam pembelian. Sehingga Anda bisa mengajukan komplain ketika mengetahui ada kekurangan dalam pesanan.

Agar Anda lebih paham mengenai PO, mari simak rangkuman berikut ini!

Apa itu Purchase Order

Purchase order merupakan dokumen yang dibuat oleh pembeli dan ditujukan kepada penjual sebagai detail pembelian barang.

Tidak hanya sebagai dokumen, PO juga punya peran sebagai kontrak kesepakatan antara kedua belah pihak pembeli dan penjual. PO banyak digunakan di berbagai perusahaan dan memiliki peran yang sangat penting dalam menjalankan bisnis.

Dokumen PO tidak hanya mencantumkan informasi tentang detail perusahaan yang terlibat serta tanggal pemesanan saja.

Tapi berisikan juga tentang rincian penting mengenai barang yang akan dibeli, mencakup nama produk, jumlah barang, harga, dan ketentuan tambahan.

Fungsi Purchase Order

Melakukan pembelian dengan PO memberi rasa aman pada pembeli agar tidak terkena penipuan serta menjadi acuan untuk membandingkan harga dan kesesuaian barang.

Dari sisi penjual, PO digunakan sebagai jaminan untuk proses pemenuhan pembayaran kepada pembeli dan juga mencegah tindak penipuan.

Hal yang Harus Diperhatikan dalam Pembuatan PO

Saat Anda membuat PO, sebaiknya memerhatikan beberapa hall berikut ini:

  1. Sebagai pihak pemesan, wajib mencantumkan identitas perusahaan sejelas-jelasnya
  2. Cantumkan detail produk apa saja yang akan dipesan, mulai dari merek, nama barang, jumlah, dan informasi lainnya
  3. Tulis nama supplier yang Anda pilih dengan jelas
  4. Sebutkan bentuk dan jumlah pesanan secara mendetail, bila dibutuhkan buatlah tabel agar Anda mudah dalam mengurutkannya
  5. Tulis seperti apa metode pengiriman, mulai dari waktu pengiriman, metode pembayaran, dan cara pengiriman yang diinginkan.
  6. Cantumkan nomor PO, ini sangat penting untuk melakukan penelusuran bila ditemukan kekeliruan atau permasalahan dalam pengiriman.

Perbedaan Purchase Order dan Invoice

Banyak orang yang salah mengira bahwa Purchase Order itu sama dengan invoice, padahal keduanya memiliki perbedaan. Berikut ini perbedaan antara Purchase Order dan Invoice:

Purchase Order

  1. Dibuat dan dikirimkan oleh pembeli
  2. Dibuat sebelum melakukan pembelian
  3. Berisi informasi detail barang apa saja yang dipesan
  4. Terdapat cara atau metode pembayaran yang diajukan

Invoice

  1. Dibuat dan dikirim oleh penjual
  2. Dibuat setelah dilakukan pembelian
  3. Berisikan informasi detail mengenai penjualan barang yang telah dikirim
  4. Terdapat tanggal jatuh tempo pembayaran

Dari penjelasan di atas kita dapat mengetahui bahwa, Purchase Order dibuat oleh pembeli kepada penjual, yang berguna untuk menunjukkan barang apa saja yang ingin dibeli.

Sedangkan invoice adalah dokumen yang dibuat penjual dengan tujuan memberikan rincian harga dan tanggal jatuh tempo pembayaran.

Nah, itulah penjabaran lengkap mengenai Purchase Order yang ternyata punya peran penting dalam sebuah transaksi bisnis.

Tanpa PO, bisa saja transaksi jual beli antara pembeli dan penjual tidak dapat berjalan dengan baik dan akhirnya melunturkan customer experience.

Beruntungnya, sekarang Anda tidak lagi perlu bingung saat hendak membuat PO karena sekarang sudah bisa dilakukan secara digital memanfaatkan Aplikasi Purchase Order yang disediakan RedERP.

Dengan Aplikasi Purchase Order RedERP, Anda bisa melakukan pemesanan barang kepada supplier dengan efektif dan efisien. Hal ini karena seluruh proses akan menggunakan data dan berbasis digital.

Source: https://rederp.co.id/blog/purchase-order/